Configuración de audio y dispositivos para eventos presenciales

Cómo colocar los dispositivos y preparar las salas para que las discusiones se graben con claridad — con una lista de comprobación previa.

Un dispositivo por grupo de discusión, colocado en el centro, en una sala razonablemente tranquila: esa configuración cubre la mayoría de los eventos. Haga una prueba con el mismo dispositivo, navegador y wifi que usará ese día; esa única prueba evita la mayoría de los problemas de audio.

¿Prefiere las guías visuales?

Este artículo es la versión rápida en texto. Para más detalle:

Set up audio and devices — la lección en vídeo sobre la preparación en la deliberAIde Academy (inicie sesión para verla; con subtítulos en español): cada grabación, en la sala o con teléfonos de invitados en las mesas, llamadas en línea, durante la sesión y cuando algo falla, y una grabación de prueba de un minuto.
Guía de audio y técnica (PDF) — una guía ilustrada e imprimible, paso a paso, sobre la configuración de audio y dispositivos para organizadores.
También en la Academy: Grabar una discusión en vivo e Invitar a participantes con enlaces y códigos QR.

También las encuentra en la aplicación en cualquier momento: haga clic en el botón ?, abra Ayuda y busque bajo Guías y tutoriales.

Qué configuración conviene a su grupo

Puede grabar directamente en la plataforma con un portátil, una tableta o un teléfono, o dejar que los grupos graben con sus propios teléfonos mediante enlaces de invitado.

Tamaño del grupo	Configuración recomendada
1–3 personas	Coloque un teléfono entre los participantes, o páselo a quien esté hablando.
4–15 en una mesa	Ponga un teléfono, una tableta o un portátil en el centro de la mesa. Un micrófono de mesa o de conferencia de 360° mejora el sonido.
Más de 15 en una sala	¿Todos se escuchan sin micrófonos? Un dispositivo central puede bastar — pruébelo antes. Si no, tome la señal del sistema de sonido o use micrófonos: micrófonos de mano que se pasan, o micrófonos de conferencia. O divida en mesas, cada una con su propio dispositivo. Varias mesas en una misma sala funcionan bien.
Más de 50 (recinto grande)	Cada mesa de trabajo graba por separado. Para el plenario, tome la señal del sistema de sonido del recinto, o use micrófonos de mano o de conferencia.

Dónde colocar el dispositivo

Coloque el dispositivo en el centro del grupo, a una distancia parecida de todos y a no más de 1,5 m de cada persona que hable. Si alguien se sienta más lejos, pásele el dispositivo o use un micrófono de mesa.
Un teléfono tumbado sobre la mesa suele oír a un grupo mejor que un portátil. El micrófono de un portátil capta mejor del lado de la pantalla, así que oriente la pantalla hacia el grupo.
Varias mesas en una misma sala funcionan bien: dé a cada mesa su propio dispositivo y su propio enlace.
Los micrófonos con cable y de conferencia, incluido un micrófono de mesa de 360°, están bien. No conecte auriculares ni cascos al dispositivo de grabación, ni cascos o altavoces Bluetooth.
¿Alguien participa por videollamada? Reproduzca la llamada por los altavoces, o ponga un teléfono con la grabación junto al portátil en el que corre la llamada. Consulte Grabar reuniones en línea.

Antes del evento

Nombre a una persona responsable de la grabación en cada evento. Grabar y moderar a la vez es difícil. Explique el proceso unos minutos a todas las personas que vayan a grabar, o pídales que vean el vídeo de configuración.
Haga una grabación de prueba completa con el dispositivo, el navegador y la conexión reales, desde donde se sentará un grupo. Revise la transcripción: debe aparecer cada voz de cada asiento, no solo la de la persona más cercana al dispositivo. Pruebe los enlaces de invitados también con datos móviles, no solo con wifi.
La transcripción en vivo necesita conexión estable a internet. ¿No hay internet en el recinto? Grabe con la grabadora de voz del teléfono y suba los archivos después.
Cargue todos los dispositivos por completo, lleve cargadores y compruebe que hay enchufes al alcance de las mesas.
En portátiles, desactive la suspensión: la grabación puede detenerse si el equipo se duerme.
Abra la página de grabación una vez antes del evento y permita el acceso al micrófono cuando el navegador lo pida.
En una sesión importante, haga una grabación de seguridad con la grabadora de voz de un segundo teléfono. Bórrela cuando la grabación en deliberAIde esté bien.

Ajustes del teléfono y la tableta

Desactive el bloqueo automático de pantalla, o ponga el apagado de pantalla al máximo o en "Nunca". Una pantalla bloqueada u oscura no graba nada.
Desactive el modo de bajo consumo (iPhone) o el ahorro de batería (Android). Puede volver a activar el bloqueo automático y anular el ajuste anterior.
Mantenga cada dispositivo de grabación conectado al cargador durante toda la sesión.
Active "No molestar" para que las llamadas y las notificaciones no interrumpan la grabación.
En dispositivos Apple, apague el Bluetooth para que el micrófono no cambie a mitad de la grabación. En MacBooks, ponga el modo de micrófono en "Estándar" en lugar de aislamiento de voz.

Durante la grabación

Empiece a grabar justo después de la comprobación del micrófono, para que la página o el enlace de invitación no se queden inactivos entretanto.
En un teléfono o una tableta, quédese en el navegador, en la página de grabación, todo el tiempo. Cambiar a otra aplicación pausa la grabación. En un portátil puede cambiar de pestaña o compartir la pantalla, pero no cierre nunca la pestaña de grabación.
Para una pausa corta, como una actividad en silencio, use Pausa. Para un descanso real, como una pausa para el café, haga clic en Detener, luego en Guardar y detener, y después vuelva a hacer clic en Grabar. En un enlace de invitado, el grupo toca Detener y enviar; después del descanso, haga clic en Reactivar mismo enlace y elija Continuar en el mismo enlace.
Si aparece un aviso sobre la grabación, consulte Avisos de estado durante la grabación.

¿Qué precisión puede tener una transcripción?

Ninguna grabación presencial es perfecta y, por tanto, ninguna transcripción de ella es impecable. En una sala, cada micrófono capta también otras voces, el eco y el ruido de fondo, y las personas hablan a la vez. A menos que cada participante hable en su propio micrófono (como en una videollamada, donde cada persona tiene su propio canal de audio), un sonido perfecto es prácticamente imposible, y con él una transcripción impecable.

Incluso el mejor reconocimiento de voz comete errores:

Habla clara: en grabaciones claras de una sola persona, los mejores sistemas actuales se equivocan en aproximadamente 1 a 3 de cada 100 palabras en idiomas muy hablados como el inglés, el alemán, el español o el francés.
Conversaciones en grupo: en conversaciones de grupo animadas grabadas con micrófonos de sala, las tasas de error son mucho más altas. En competiciones internacionales de investigación sobre exactamente esta tarea, incluso los mejores sistemas se equivocan en aproximadamente una de cada cinco palabras o la atribuyen a la persona equivocada, y en una de cada tres en las grabaciones más difíciles, como conversaciones durante una cena.
El micrófono: en una comparación publicada de las mismas reuniones, un sistema cometió aproximadamente el doble de errores con un solo micrófono sobre la mesa que con un micrófono que llevaba cada hablante (36 frente a 17 de cada 100 palabras).
El idioma: el reconocimiento de voz aprende de habla grabada, y de algunos idiomas existe mucha más que de otros. Los idiomas con muchos datos de entrenamiento se reconocen mucho mejor que los idiomas con pocos.

Lo que hace deliberAIde: después de cada intervención, deliberAIde vuelve a reconocer ese fragmento, con más detenimiento, y corrige los errores que encuentra. Aun así, quedan algunos errores, así que revise las citas, los nombres y las cifras antes de publicarlos.

Por qué merece la pena: las personas hablan entre tres y cuatro veces más rápido de lo que teclea una persona media, así que quien toma notas tiene que elegir qué anotar, y mucho se pierde o se resume. Una transcripción, aunque tenga algunos errores, recoge toda la conversación, no solo lo que alguien alcanzó a anotar. Junto con el análisis asistido por IA, creemos que así se recogen bastantes más voces, ideas y perspectivas de las que podría recoger por sí sola una persona tomando notas. El reconocimiento de voz mejora constantemente, y actualizamos deliberAIde a medida que avanza.